Skicka faktura till Ydre kommun

Fakturor till offentlig sektor måste vara elektroniska. Observera att pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor inte räknas som e-fakturor.

Som leverantör till Ydre kommun måste du skicka e-fakturor i formatet Peppol Bis Billing 3.0 eller Svefaktura 1.0.

Kravet på e-faktura gäller sedan den 1 april 2019 då en ny lag trädde i kraft. Det gäller vid alla inköp, upphandlade så väl som direktköp, där betalning sker mot faktura. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan datumet för ny lag, omfattas inte retroaktivt av lagen. Om du är en leverantör med ett befintligt avtal med kommunen så gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut.

Om e-faktura hos Myndigheten för digital förvaltning

Undantag från lagkrav på elektroniska fakturor

Bestämmelserna i lagen ska inte tillämpas i de fall användande av e-faktura skulle innebära risk för antingen:

• röjande av uppgifter som omfattas av sekretess
• skada för säkerhetskänslig verksamhet.

Dessa fakturor skickas som pappersfaktura till:

Ydre kommun
Torget 4
573 74 YDRE

Övriga fakturor som inte omfattas av lagkravet på elektroniska fakturor skickas antingen med brev till ovanstående adress eller som pdf-faktura via e-post till: ekonomi@ydre.se

För pdf-faktura gäller en faktura per pdf-fil. Eventuella underlag måste vara med i samma pdf-fil som fakturan.

På samtliga fakturor som ställs ut till kommunen ska fakturaadressen följa nedanstående struktur:

Ydre kommun
(Ev avdelning, ej obligatoriskt)
Torget 4
573 74 Ydre

Om ni har möjlighet att skicka elektroniska fakturor till oss via ert ekonomisystem vänligen vänd dig till ekonomiavdelningen så hjälper vi dig att komma igång. Om du i dagsläget redan har en tjänsteleverantör kan du skicka en förfrågan till oss via vår tjänsteleverantör Swedbank.

Dokument

Ydre kommun erbjuder idag möjligheten att skicka elektroniska fakturor till kommun. Som leverantör väljer du själv vilken av lösningarna nedan som du vill använda.

De flesta ekonomi- och affärssystem som kan skapa och skicka elektroniska fakturor, kontakta din leverantör för vad de kan erbjuda. Det finns även specialiserade företag som erbjuder tjänster kring elektroniska fakturor.
Exempel på leverantörer: Inexchange, Pagero, SwedBank, Visma, Qvalia

Några av leverantörerna av elektroniska fakturorna erbjuder lösningar för småföretagare att sända e-fakturor via deras system gratis eller för en låg summa, se derar hemsidor.

Går det inte kan kommunen även ta emot fakturor i pdf-format via e-post till ekonomi@ydre.se

För att kommunen ska kunna betala inkomna fakturor är det viktigt att det tydligt framgår att det är Ydre kommun som är fakturamottagare, vad som har levererats och vem inom kommunen som har gjort beställningen. Om nödvändiga uppgifter saknas på fakturan kan den komma att returneras till avsändaren.

För att fakturan ska kunna styras till rätt mottagare är det viktigt att det finns ett särskilt referensnummer på fakturan. Referensnumret består av fyra siffror som ska anges av beställaren.

Om beställaren inte anger något referensnummer ber vi dig som leverantör att efterfråga den. Att uppgiften finns underlättar vår hantering, men ger också dig som leverantör en ökad säkerhet att beställaren är en person som är anställd av Ydre kommun.

På samtliga fakturor som ställs ut till kommunen ska fakturaadressen finnas, se rubirk ovan.

Leveransadress ska anges på fakturan, med den adress dit varan eller tjänsten levererats.

Annan post som inte innehåller fakturor skickas direkt till den verksamhet som är berörd.

Följande uppgifter måste finnas på alla leverantörsfakturor för att den ska kunna behandlas av Ydre kommun:

• Kommunens fakturaadress
• Referenskod
• Leveransadress
• Kommunens beställare (namn och enhet)
• Leverantörens namn och adress
• Unikt fakturanummer
• Fakturadatum
• Fakturabelopp
• Momsbelopp och tillämpad momssats
• Betalningsvillkor
• Leverantörens plusgiro eller bankgiro
• Leverantören organisationsnummer
• Information om leverantörens F-skatt

Om fakturan hänvisar till följesedel, rekvisition, kassakvitto eller annan specifikation ska den bifogas fakturan.

Dokument

Ydre kommun tillämpar alltid, såvida inte särskild överenskommelse har inträffats, betalningsvillkoret 30 dagar från fakturadatum och betalar inga faktureringsavgifter eller liknande påslag på fakturan eller eventuella dröjsmålsräntor som överstiger räntelagens bestämmelser.

När Ydre kommun köper en tjänst finns det olika sätt att administrera betalningen. Beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte skiljer sig vår hantering utifrån Skatteverkets regler.

Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället, kommer betalningen att reduceras med ett belopp motsvarande skatt på 30 procent. Vid betalning till en fysisk person kommer även beloppet att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det reducerade beloppet kommer sedan att betalas in till Skatteverket av Ydre kommun. Om du som privatperson utfört en tjänst skall alltid ett konsultkontrakt upprättas och bifogas till fakturan.

Om leverantören är en ideell förening som inte är godkänd för F-skatt men har ett intyg från Skatteverket att de är skattebefriade kommer betalningen ske utifrån den faktura som leverantören skickat till oss, förutsatt att en kopia av ett giltigt intyg är bifogat med fakturan.

Ni som inte har F-skatt kan ändå utföra enstaka uppdrag under året. För att er uppdragsgivare inte ska behöva dra skatt med 30 procent på utbetalningen, ska ni skicka med ett A-skatteintyg med fakturan. Ni kan bara få intyget om inkomsten från uppdraget är skattefri.

Intyget beställer ni genom att skicka ett mejl till malmo@skatteverket.se.

Följande uppgifter ska då skickas med:

• Föreningens namn och organisationsnummer.
• Vilken typ av uppdrag det gäller.
• Från vilket år intyget ska gälla.

Om arbetsgivardeklarationer på Skatteverkets webbplats.

Om F-skatt på Skatteverkets webbplats.

Om Ydre kommun gjort en felaktig utbetalning eller om du som leverantör ska betala tillbaka en outnyttjad kredit ska dessa pengar betalas tillbaka till plusgiro 489-6582.

Vänligen märk inbetalningen med fakturanumret så vi kan hänföra betalningen rätt.