Att ta hand om sina papper och skapa ett arkiv är viktigt både för föreningar, privatpersoner, företag och myndigheter. Arkivet blir en faktabank, dit man går för att jämföra och kontrollera uppgifter.
”Vad gjorde vi för tre år sedan?” Minnet sviker snabbt! Det är en god ekonomi att hålla ordning på sina papper. En tydlig dokumenthantering medför att det är lättare att ”hitta rätt papper” – tid är pengar.
Det kan också vara bra att veta vad som är viktigt att spara och vad som kan slängas – det ger ökat lokalutrymme. Viktigast är ändå att föreningsarkivet är en del av vård kulturarv, och har stor
betydelse för forskningen!

Ydre Lokalhistoriska Arkiv är en fristående del av kommunarkivet som skapats
speciellt för olika enskilda arkiv, såsom föreningar och andra folkrörelser.

Här har alla kommunens föreningar möjlighet att lämna in sina handlingar för förtecknande och bevarande. Vi tar även emot gårdsarkiv och privata arkiv. Ett arkiv skall återspegla föreningens verksamhet
Vad vill du och din förening att man i framtiden skall veta om er verksamhet och föreningens roll i lokalsamhället? Det sätt som ni hanterat föreningens material idag, styr och begränsar morgondagens forskare. Kom ihåg – forskning kan utföras av alla – från släktforskare, lokalhistoriska studiecirklar till studenter och akademiska forskare.

Föreningens verksamhet idag är historia imorgon!

För föreningar, företag och privatpersoner gäller endast ett fåtal lagar om arkivering. I stort sett är man fri att sköta sina handlingar efter eget huvud. YLA (Ydre lokalhistoriska arkiv) har i denna broschyr sammanställt några enkla råd och riktlinjer för hur föreningar bör handskas med sina papper.

VAD SKALL SPARAS
Huvudregeln är att material skapat av den egna föreningen och som speglar föreningens verksamhet är alltid värt att bevara. Detsamma gäller ankommande brev och skrivelser som är direkt ställda till föreningen.

Spara alltså:

• Protokoll - Från den egna föreningen, även sektions- och kommittéprotokoll och dylikt. Bevara det undertecknade originalet.
• Verksamhetsberättelser - Det undertecknade originalet och ett tryckt ”läseexemplar”. Medlemsförteckning, matriklar och diarier berättar om verksamheten.
• Korrespondens - Inkomna brev och skrivelser samt kopior på utgående brev. Dock ej reklam och rekvisitioner.
• Räkenskaper - Kassa- och årsböcker, huvudböcker, bokslut och tillhörande kontoplan skall sparas.
• Historik och jubileumsskrifter - Om detta saknas – skriv ned så mycket Ni vet.
• Foton - Från den egna föreningens verksamhet. OBS! Förse fotona med uppgifter om motiv, datum,
  personer osv.
• Föremål - som speglar och symboliserar föreningens verksamhet t.ex. klubbdräkter, klubbnålar, logotyper och maskotar. Om det finns flera exemplar av samma, bevara max 2 st.
• Trycksaker - som föreningen själva producerat såsom stadgar, affischer, program, vishäften, broschyrer, föreningstidningar, utbildningsmaterial, annonser, inbjudningar osv.
• Tidningsurklipp - Som skildrar den egna föreningen och dess verksamhet. OBS! Tidningspapper har kort livslängd, kopiera därför helst klippen till arkiv- eller åldringsbeständigt papper. Förse klippen
  med datum och tidningens namn.
• Kartor och ritningar - som har anknytning till föreningens verksamhet, särskilt för föreningar med egna fastigheter eller anläggningar.
• Statistik - Medlemsstatistik och annan statistik som rör den egna verksamheten.
• Avtal och kontrakt - som rör den egna verksamheten.
• Handlingar rörande vissa ämnen - Det kan vara personalhandlingar som lönekort, anställningsbevis m.m. Det kan också vara handlingar angående fastigheter, utbildning, konferenser, tävlingsresultat, kampanjer, projekt med mera som föreningen anordnat.

Detta kan gallras

• Inkomna cirkulär från riks- och distriktsorganisationer
• Trycksaker och reklam som inte är producerade av den egna föreningen
• Kursanmälningar till egna kurser
• Rekvisitioner, frakt- och följesedlar
• Månads- och kvartalsrapporter om motsvarande information finns i årsrapporten
• Dupletter och kopior om originalen finns
• Ej ifyllda blanketter och formulär
• Kladdar och minnesanteckningar
• Verifikationer (fakturor)